活動(dòng)策劃是指會(huì)議、展覽、大型活動(dòng)等集體性活動(dòng)的簡稱。其概念內(nèi)涵是指在一定地域空間，許多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的傳遞和交流信息的群眾性社會(huì)活動(dòng)，其概念的外延包括各種類型的博覽會(huì)、展覽展銷活動(dòng)、大型會(huì)議、體育競技運(yùn)動(dòng)、文化活動(dòng)、節(jié)慶活動(dòng)等。

 

 

 

  活動(dòng)策劃是指圍繞特定主題多人在特定時(shí)空的集聚交流活動(dòng)。狹義的活動(dòng)策劃僅指展覽會(huì)和會(huì)議；廣義的活動(dòng)策劃是會(huì)議、展覽會(huì)和節(jié)事活動(dòng)的統(tǒng)稱。會(huì)議、展覽會(huì)、博覽會(huì)、交易會(huì)、展銷會(huì)、展示會(huì)等是活動(dòng)策劃活動(dòng)的基本形式，世界博覽會(huì)為最典型的活動(dòng)策劃活動(dòng)。

 

 

 

　　活動(dòng)策劃具有強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)功能，包括聯(lián)系和交易功能、整合營銷功能、調(diào)節(jié)供需功能、技術(shù)擴(kuò)散功能、產(chǎn)業(yè)聯(lián)動(dòng)功能、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)一體化等。

 

 

 

　　一、聯(lián)系和交易功能活動(dòng)策劃孕育巨大商機(jī)，具有聯(lián)系和交易功能。

 

 

 

　　活動(dòng)策劃的聯(lián)系溝通作用非常明顯：聯(lián)系量大、聯(lián)系面廣、聯(lián)系效果好，因此活動(dòng)策劃可以向活動(dòng)策劃組織者、參展商、觀眾提供彼此聯(lián)系和交流的機(jī)會(huì)。通常在短短幾天有限的活動(dòng)策劃期間，參展商往往可以接觸整個(gè)行業(yè)或市場的大部分客戶，可能比登門拜訪等其他常規(guī)方式一年甚至幾年所接觸的客戶還多。展會(huì)參加者在專業(yè)展會(huì)上可以接觸到行業(yè)主管部門領(lǐng)導(dǎo)、本領(lǐng)域?qū)＜摇F(xiàn)有客戶、潛在客戶、供應(yīng)者、代理商、用戶等與己相關(guān)的各種角色的人，其中不乏決策人物、關(guān)鍵人物，形成的人際聯(lián)系質(zhì)量高。活動(dòng)策劃的環(huán)境氛圍典雅，有利于進(jìn)行高質(zhì)量的交流。

 

 

 

　　貿(mào)易成交一般有若干環(huán)節(jié)：生產(chǎn)廠家向客戶宣傳產(chǎn)品，客戶產(chǎn)生興趣并進(jìn)行詢問了解，客戶產(chǎn)生購買意向，廠家與客戶洽談，討價(jià)還價(jià)成交。通常這個(gè)過程有時(shí)可能比較長，但在展覽會(huì)上，這一過程可以比較迅速完成。在活動(dòng)策劃中，豐富的信息、知識(shí)交流傳播使得生產(chǎn)、貿(mào)易、生活趨于更輕松、直接、快捷、準(zhǔn)確，消除了供求中的許多不確定因素，產(chǎn)生高效低耗的經(jīng)濟(jì)功能，創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)均衡的巨大可能性。在展銷會(huì)上，參展商為賣而參展，參觀者為買而參觀，均有備而來。參展商可以在有限的時(shí)間內(nèi)最廣泛地接觸買主，觀眾購買商可以在有限的空間里最廣泛地了解產(chǎn)品，參展商可以于潛在客戶表示出興趣時(shí)就抓住機(jī)會(huì)開展推銷、洽談工作，直至成交甚至當(dāng)場回款，買賣雙方可以完成介紹產(chǎn)品、了解產(chǎn)品、交流信息、建立聯(lián)系、簽約成交等買賣流通過程，展會(huì)起到溝通和交易作用。

 

 

 

　　國際展覽會(huì)與博覽會(huì)是經(jīng)濟(jì)全球化的產(chǎn)物，大大促進(jìn)國際間的交流與交易。在中世紀(jì)時(shí)代，作為展覽會(huì)前身的貿(mào)易集市就定期或不定期地在人口集中、商業(yè)較為發(fā)達(dá)的歐洲城市舉行。到15世紀(jì)末16世紀(jì)初，由于“地理大發(fā)現(xiàn)”的進(jìn)展，世界各大洲的經(jīng)濟(jì)文化交流密切起來，形成連接大西洋、太平洋、印度洋的國際市場，國際展覽業(yè)形成萌芽。

 

 

 

17世紀(jì)英國工業(yè)革命和后來的比利時(shí)、德國、法國、美國的產(chǎn)業(yè)革命，推動(dòng)世界科技迅猛發(fā)展，特別是通訊和運(yùn)輸工具的使用，在倫敦、法蘭克福、巴黎等城市，貿(mào)易集市發(fā)展成為較大規(guī)模的國際展覽會(huì)或博覽會(huì)。1851年在倫敦首次舉行了世界博覽會(huì)，標(biāo)志著舊貿(mào)易集市向標(biāo)準(zhǔn)的國際展覽會(huì)與博覽會(huì)過渡。1895年萊比錫第一屆國際樣品博覽會(huì)，滿足了當(dāng)時(shí)資本主義生產(chǎn)方式和市場交易的需要。

 

 

 

　　國際展覽業(yè)形成對經(jīng)濟(jì)全球化的強(qiáng)大推動(dòng)力。19世紀(jì)末至第一次世界大戰(zhàn)前，展覽會(huì)與博覽會(huì)成為發(fā)達(dá)國家爭奪世界市場的場所，為世界經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇注入勃勃生機(jī)。第二次世界大戰(zhàn)結(jié)束不久，一批因戰(zhàn)爭停辦的展覽會(huì)和博覽會(huì)重?zé)ㄉ鷻C(jī)，例如世界著名的“米蘭博覽會(huì)”、“萊比錫博覽會(huì)”、“巴黎博覽會(huì)”，后被譽(yù)為連接各國貿(mào)易的三大橋梁，值得一提的是“萊比錫博覽會(huì)”在冷戰(zhàn)期間為溝通東西方貿(mào)易聯(lián)系所起到的重要作用：前民主德國每年與西方國家達(dá)成的貿(mào)易額中，有三分之一是在萊比錫博覽會(huì)上達(dá)成的。此外，原東歐社會(huì)主義國家特邀西方國家商人到“萊比錫博覽會(huì)”洽談業(yè)務(wù)，簽定合同，因此“萊比錫博覽會(huì)”被譽(yù)為“通往東歐國際貿(mào)易市場的門檻”。

 

 

 

　　通過商品或科技成果的活動(dòng)策劃，使供需雙方充分了解對方的信息和需求，再加上可以通過實(shí)物觀看，迅速促成供需雙方達(dá)成商務(wù)合同，因此活動(dòng)策劃市場孕育了無限的商機(jī)。在新加坡舉行的“2004年亞洲航空展”，單是公布的部分交易額就達(dá)到了35.2億美元。

 

 

 

　　二、整合營銷功能活動(dòng)策劃作為企業(yè)之間的一個(gè)有效的營銷平臺(tái)，為企業(yè)展示產(chǎn)品、收集信息、洽談貿(mào)易、交流技術(shù)、拓展市場提供了橋梁和紐帶作用，活動(dòng)策劃在企業(yè)市場營銷戰(zhàn)略中的地位日顯重要。在發(fā)達(dá)國家，活動(dòng)策劃營銷已經(jīng)成為很多企業(yè)的重要營銷手段。

 

 

 

　　同時(shí)，活動(dòng)策劃經(jīng)濟(jì)也是一種競爭的經(jīng)濟(jì)，眾多的供給者和需求者聚集在一起，供給信息和需求信息直接交流，信息被充分披露，是一個(gè)近似于完全競爭的市場，市場價(jià)值規(guī)律可以發(fā)揮最大的作用，產(chǎn)品的銷售價(jià)格趨近生產(chǎn)成本，消費(fèi)者可以購買到價(jià)廉物美的產(chǎn)品。

 

 

 

　　整合營銷理論認(rèn)為，在營銷可控因素中，價(jià)格、渠道等營銷變數(shù)可以被競爭者仿效或超越，而產(chǎn)品和品牌的價(jià)值難以替代，因它們與消費(fèi)者的認(rèn)可程度有關(guān)。整合營銷的關(guān)鍵在于進(jìn)行雙向溝通，建立一對一的長久的關(guān)系營銷，提高顧客對品牌的忠誠度。活動(dòng)策劃具有整合營銷功能，可以利用多維營銷的組合手段，如活動(dòng)策劃的報(bào)刊、電視、廣播、因特網(wǎng)、戶外活動(dòng)策劃、實(shí)地展示、洽談溝通等各種營銷方式，這種整合營銷功能有利于企業(yè)與顧客的交流，增強(qiáng)消費(fèi)者對企業(yè)產(chǎn)品與品牌的認(rèn)同度，促進(jìn)企業(yè)銷售工作。

 

 

 

　　在活動(dòng)策劃上，生產(chǎn)商、批發(fā)商和分銷商匯聚一堂，進(jìn)行交流、貿(mào)易，某種程度上甚至就是一個(gè)信息市場。企業(yè)可以利用各種信息渠道宣傳自己的產(chǎn)品，推介自己的品牌、形象。企業(yè)與顧客可以直接溝通，得到及時(shí)反饋。企業(yè)可以收集有關(guān)競爭者、新老顧客的信息，企業(yè)能了解本行業(yè)最新產(chǎn)品動(dòng)態(tài)和行業(yè)發(fā)展趨勢，構(gòu)成決策依據(jù)。

 

 

 

　　活動(dòng)策劃具備了其他營銷工具的相關(guān)屬性：作為活動(dòng)策劃工具，活動(dòng)策劃媒介將信息針對性地傳送給特定用戶觀眾；作為促銷工具，活動(dòng)策劃刺激公眾的消費(fèi)和購買欲望；作為直銷的一種形式，可以直接將展品銷給觀眾；作為公共關(guān)系，活動(dòng)策劃具有提升形象的功能。

 

 

 

　　活動(dòng)策劃營銷成本低。據(jù)英聯(lián)邦展覽業(yè)聯(lián)合會(huì)調(diào)查，通過推銷員推銷、活動(dòng)策劃、公關(guān)等手段的一般營銷渠道找到一個(gè)客戶，平均成本219英鎊；通過活動(dòng)策劃尋找一個(gè)客戶，平均成本35英鎊，僅為前者的1/6。

 

 

 

2004年7月沈陽“第二屆華商企業(yè)科技創(chuàng)新合作交流會(huì)”上，共有19位副部級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)、400位海外客商蒞會(huì)，東三省約有近千家企業(yè)在主會(huì)場和分會(huì)場與華商和華僑華人進(jìn)行了項(xiàng)目對接和洽談。本屆“華交會(huì)”使海外僑胞對東北地區(qū)的資源優(yōu)勢和合作潛力有了進(jìn)一步了解，45個(gè)最具代表性的項(xiàng)目在遼寧國際會(huì)館現(xiàn)場簽約，黑龍江、吉林、遼寧三省吸引32.41億美元的投資總額，東三省成功營銷東北老工業(yè)基地的經(jīng)濟(jì)資源和區(qū)域形象。

 

 

 

　　三、調(diào)節(jié)供需功能展覽會(huì)可以視為信息市場，信息得以交換，企業(yè)參展產(chǎn)品的信息實(shí)為市場信息，是市場經(jīng)濟(jì)的重要資源。信息市場是經(jīng)濟(jì)運(yùn)行循環(huán)過程的軸心，活動(dòng)策劃信息市場反映信息交換中供求之間的各種經(jīng)濟(jì)關(guān)系，它連接市場信息供應(yīng)方、市場信息用戶、市場信息資源應(yīng)用等重要生產(chǎn)力要素，促進(jìn)各類市場資源得以優(yōu)化配置，有效地刺激需求，調(diào)節(jié)供給。

 

 

 

1.刺激需求活動(dòng)策劃提供新產(chǎn)品示范的平臺(tái)，通過參展的產(chǎn)品或科技成果的展示，廣大消費(fèi)者可以發(fā)現(xiàn)以前未曾有過的消費(fèi)品和相關(guān)信息，可以促進(jìn)消費(fèi)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化和重組，提高自己的消費(fèi)水平。因此活動(dòng)策劃可以培養(yǎng)新的消費(fèi)需求，更好地滿足消費(fèi)者的需要。

 

 

 

2.調(diào)節(jié)供給活動(dòng)策劃活動(dòng)能為產(chǎn)品供給者提供展示產(chǎn)品性能的機(jī)會(huì)，比較不同產(chǎn)品的性能、價(jià)格等方面的差異，測算市場供給方面的競爭態(tài)勢，為企業(yè)的市場供給決策提供依據(jù)，從而促進(jìn)有效供給增長。

 

 

 

活動(dòng)策劃活動(dòng)能增加不同地域、不同文化背景、不同傳統(tǒng)習(xí)俗的人們之間的互相交流與了解，消除溝通障礙，擴(kuò)大共識(shí)，為產(chǎn)品的跨區(qū)域、跨文化、跨民族、跨環(huán)節(jié)的流通創(chuàng)造條件，有利于供給實(shí)現(xiàn)和供給創(chuàng)造。